BLOG | Deur Huis voor de Klokkenluiders wijd open

Huis voor de Klokkenluiders in werking.

In een van onze eerste blogs begin 2023 hebben we stilgestaan bij de nieuwe wet over klokkenluiders, de Wet bescherming klokkenluiders (Wbk). We gaven destijds al aan dat de soep – ELAN blijft haar metier trouw en spreekt uiteraard in horeca-termen - toen nog niet zo heet werd gegeten. Maar inmiddels, november 2023, is de soep stevig opgewarmd. De wet Wbk gaat namelijk in december ook in werking voor private organisaties met 50-249 medewerkers. Dat betekent kort en goed dat veel bedrijven in de hospitality sector hieraan moeten gaan voldoen. Dat roept de vraag op of Directies, Human Resources / People & Culture managers goed voorbereid zijn.

Verplichtingen en eisen voor bedrijven

Hieronder gaan we in op wat de werkgever moet doen en aan welke eisen bedrijven moeten voldoen. De klokkenluidersregeling valt in het ESG-beleid onder het kopje ‘governance’, goed bestuur. Los van een mogelijke CSRD-verplichting is deze Wet bescherming klokkenluiders verplicht vanaf 17 december 2023.

Actiepunten

Wat moet je als goed werkgever concreet doen om dit in goede banen te leiden?

1. Een meldpunt inrichten
2. Een onafhankelijk onderzoeksorgaan benoemen
3. Een meldingsregeling inrichten
4. De meldingsregeling actief aan medewerkers communiceren

Toelichting op de vier acties

Het meldpunt (1) dient om alle medewerkers op een veilige manier vermoedens van misstanden in hun bedrijf te kunnen laten melden; ook misstanden die schendingen van het recht van de Europese Unie betreffen. Wanneer een melding is gedaan moet de melder binnen 7 dagen een bevestiging van ontvangst krijgen. Wanneer de melding ontvankelijk is verklaard, gaat het onafhankelijke onderzoeksorgaan (2) de melding onderzoeken en opvolgen.

De meldingsregeling of -procedure (3) moet aangeven hoe medewerkers intern of extern veilig kunnen melden. En in welke gevallen men rechtstreeks melding mag maken in de media. Bovendien moet helder zijn hoe de melding wordt opgevolgd, binnen welke termijn (max drie maanden na ontvangstbevestiging), wat de beoordeling is en hoe het proces is verlopen. In de procedure moet helder vermeld staan dat de identiteit van de melder geheimgehouden wordt, tenzij melder toestemming van openbaring geeft. Deze geheimhoudingsplicht geldt voor alle medewerkers. Daarnaast geniet de melder rechtsbescherming, d.w.z. de melder mag niet benadeeld worden na de melding. Tot slot is een goede registratie van de melding van belang.

De regeling hoe medewerkers een melding kunnen maken, dient actief gecommuniceerd te worden (4). Hou daarbij rekening met het feit dat medewerkers op verschillende manieren informatie tot zich nemen. De een leest liever een brief via de post, de ander een e-mail en vergeet ook de update van het personeelshandboek en de posters in de kantine niet.

Ondersteuning

We beseffen terdege dat dit droge, taaie en best tricky materie is. We kunnen het helaas niet leuker maken. Wel kunnen we je helpen om de procedures op te zetten en de medewerkers te informeren.

Korte herinnering, in ons eerste blog gaven we al aan dat het niet alleen gaat om medewerkers in vast dienst. Ook uitzendkrachten, stagiaires en vrijwilligers die een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden vallen onder deze wet. En zoals we al schreven, een heel groot deel van de hospitality organisaties komen dan al gauw aan 50 medewerkers.

____________________________________________________

Tot slot, we hebben voor dit blog een aantal websites en expertbureaus voor geraadpleegd zodat we je van de relevante informatie kunnen voorzien. Voor iedereen die zelf dieper in de materie wil duiken:

Factsheet rijksoverheid gevolgen niet-tijdige implementatie klokkenluidersrichtlijn

Nederlands Compliance Instituut

Accountancyvanmorgen

Wet Huis voor de Klokkenluiders

Abonneer je op onze blogs via onze linkedin pagina en blijf op de hoogte!